Milloin pienyrittäjän kannattaa palkata ensimmäinen työntekijä

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on monelle pienyrittäjälle iso käännekohta. Se voi tuntua yhtä aikaa innostavalta ja pelottavalta: toisaalta yritys kasvaa ja kehittyy, mutta samalla vastuu lisääntyy. Päätös ei ole vain taloudellinen, vaan se muuttaa myös yrittäjän roolia. Kun ensimmäinen työntekijä tulee taloon, yrittäjästä tulee työnantaja, ja se voi tarkoittaa ihan uudenlaista arkea.

Moni yrittäjä miettii samaa kysymystä: mistä tietää, milloin on oikea aika palkata ensimmäinen työntekijä? Vastaus ei ole yksi tietty euromäärä tai liikevaihtoraja, vaan kyse on kokonaisuudesta. Usein päätös syntyykin silloin, kun yrittäjä huomaa, että yksin ei enää ehdi tehdä kaikkea niin hyvin kuin haluaisi.

Työtä on enemmän kuin ehdit tehdä itse

Yleisin merkki työntekijän tarpeesta on yksinkertainen: töitä on jatkuvasti enemmän kuin yrittäjä ehtii tehdä. Asiakkaat odottavat, projektit kasaantuvat ja kalenteri täyttyy viikkoja etukäteen. Päivät venyvät helposti iltaan, viikonloput kuluvat rästitöihin ja samalla yrityksen kehittäminen jää taka-alalle.

Tässä vaiheessa moni yrittäjä yrittää sinnitellä vielä pitkään yksin, koska palkkaaminen tuntuu suurelta riskiltä. Mutta jos työmäärä on pysyvästi kasvanut, se on usein merkki siitä, että yrityksellä olisi oikeasti mahdollisuus kasvaa seuraavalle tasolle. Ensimmäinen työntekijä voi olla juuri se ratkaiseva askel, joka mahdollistaa liikevaihdon kasvun ilman että yrittäjä itse palaa loppuun.

Ensimmäinen työntekijä ei ole vain palkka- vaan kokonaiskustannus

Palkkaaminen ei kuitenkaan ole pelkkä bruttopalkan maksaminen. Moni yllättyy siitä, kuinka paljon työntekijä todellisuudessa maksaa työnantajalle. Palkan lisäksi maksettavaksi tulee työnantajamaksut, vakuutuksia, muita toimialakohtaisia lakisääteisiä maksuja sekä esimerkiksi toimitila- ja työvälinekustannuksia. Näihin tulee varautua etukäteen.

Siksi ennen rekrytointia on tärkeää tehdä realistinen laskelma. Yrittäjän kannattaa pohtia, kuinka paljon työntekijän työpanoksen täytyy tuottaa yritykselle, jotta palkkaaminen on kannattavaa. Tämä ei tarkoita sitä, että uuden työntekijän pitäisi heti ensimmäisestä kuukaudesta lähtien maksaa itse itsensä takaisin, mutta kokonaisuuden on hyvä olla hallinnassa. 

Kun palkkaat työntekijän, yrityksesi arki muuttuu

Kun yrittäjä palkkaa ensimmäisen työntekijän, kyse ei ole vain tiimin kasvamisesta vaan siitä, että yrityksen toiminta alkaa pyöriä eri tavalla. Yrittäjä pääsee opettelemaan uusia asioita: työsopimukset, palkkahallinto, vakuutukset ja työaikakysymykset tulevat konkreettisiksi.

Samalla työntekijä tuo mukanaan positiivista muutosta. Yrittäjän ei tarvitsekaan enää tehdä kaikkea itse! Parhaimmillaan yrityksen palvelu paranee, asiakkaita pystytään palvelemaan nopeammin ja yrittäjä voi keskittyä enemmän esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseen tai palautua hetken pitkään jatkuneesta liian suuresta työmäärästä.

Moni huomaa jälkikäteen, että ensimmäinen työntekijä ei ainoastaan helpottanut työkuormaa, vaan teki yrityksestä uskottavamman ja kilpailukykyisemmän.

Rekrytointi onnistuu paremmin, kun rooli on selkeä

Yksi yleisimmistä virheistä rekrytoinnissa on se, että yrittäjä tietää tarvitsevansa apua, mutta ei saa mietittyä tarkasti, mihin apua tarvitaan. Jos työtehtävä jää epämääräiseksi, myös hakijoiden valinta voi vaikeutua.

Ensimmäistä työntekijää palkatessa kannattaakin hetkeksi pysähtyä miettimään, mikä yrittäjän ajasta on tällä hetkellä kaikkein arvokkainta. Jos yrittäjä käyttää päivistään suuren osan sellaisiin tehtäviin, jotka joku muu voisi tehdä, voi työntekijä vapauttaa aikaa siihen, mikä tuo yritykselle eniten kasvua. Selkeä työnkuva ja realistiset odotukset ovat rekrytoinnin tärkeimpiä onnistumisen edellytyksiä.

Työntekijän palkkaaminen on myös juridinen askel

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen tarkoittaa samalla sitä, että yrittäjä ottaa vastuulleen työnantajavelvoitteet. Työntekijälle on tehtävä työsopimus ja huolehdittava siitä, että palkanmaksu, vakuutukset ja tarvittavat ilmoitukset hoidetaan oikein. Näihin liittyy myös aikatauluja ja lakisääteisiä velvollisuuksia, joita ei voi jättää hoitamatta.

Onneksi työnantajuutta pohtiville yrittäjille on olemassa tukea, eikä kaikkea tarvitse osata tai tietää heti itse. Rekrytointiin ja työsuhteen aloittamiseen voi pyytää mukaan asiantuntijaa joko sparrailumielessä tai vaihtoehtoisesti hoitamaan prosessin yhdessä yrittäjän kanssa. Kun perusasiat pyritään heti tekemään oikein, säästyy aikaa ja voidaan välttää myöhempiä ongelmia.

Kaikkea ei tarvitse ratkaista heti, sillä vaihtoehtoja on

Ensimmäinen työntekijä ei aina tarkoita sitä, että yrityksen täytyy sitoutua heti kokoaikaiseen työsuhteeseen. Monelle yritykselle hyvä tapa aloittaa on osa-aikainen työ tai määräaikainen työsuhde, jolloin työnantajana toimimista voi kokeilla hallitummin.

Myös sesonkityö tai projektiluonteinen rekrytointi voi olla järkevä vaihtoehto, jos työmäärä vaihtelee. Tärkeintä on löytää ratkaisu, joka sopii yrityksen tilanteeseen eikä lisää stressiä enemmän kuin helpottaa.

Myös henkilöstövuokraus on yksi helppo vaihtoehto yrittäjälle, joka haluaa aluksi kartoittaa työvoiman tarvetta käytännössä. Henkilöstövuokrauksen kautta yrittäjä saa myös sparrauksen ja rekrytointiprosessin hoidon ns. kaupan päälle, kun henkilöstövuokrausyritys hoitaa työpaikkailmoittelun, haastattelut sekä auttaa yrittäjää oikean tekijän valinnassa. Myöskään työnantajavelvoitteet eivät henkilöstövuokrauksessa astu kokonaisuudessaan voimaan, sillä henkilöstövuokrausyritys hoitaa niistä suuren osan.

Ensimmäinen työntekijä voi olla yrityksesi paras investointi

Vaikka ensimmäisen työntekijän palkkaaminen voi tuntua isolta riskiltä, se on usein myös yksi tärkeimmistä kasvun mahdollistajista. Moni yrittäjä huomaa, että työntekijän myötä yritys alkaa kehittyä järjestelmällisemmin ja toiminta muuttuu ammattimaisemmaksi. Kun työmäärä ei enää lepää yhden ihmisen harteilla, yritys pystyy ottamaan vastaan enemmän asiakkaita ja kehittämään palvelua pitkäjänteisemmin.

Parhaimmillaan ensimmäisestä työntekijästä tulee osa yrityksen tarinaa ja kasvua.

Lopuksi: oikea aika palkata on silloin, kun yritys ei enää mahdu yrittäjän kalenteriin

Usein paras mittari ensimmäisen työntekijän palkkaamiseen ei ole pelkkä liikevaihto, vaan se, kuinka pitkään yrittäjä pystyy jatkamaan nykyisellä kuormalla. Jos asiakastöistä joutuu kieltäytymään, laatu kärsii tai yrittäjä ei ehdi kehittää yritystä, voi palkkaaminen olla seuraava järkevä askel.

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen ei ole vain numeroita ja sopimuksia. Se on hetki, jolloin yrittäjä huomaa, ettei yritys ole enää pelkkä yhden ihmisen työpäivä, vaan siitä on kasvamassa jotain, joka kantaa pidemmälle kuin yksin olisi mahdollista.