Ghostaamisen kulttuuri rekrytoinnissa – miksi se tapahtuu ja miten siitä pääsisi eroon?

Ghostaaminen on käsite, joka alun perin nousi deittimaailmasta, mutta on viime vuosina hivuttautunut myös työelämään – ja erityisen näkyvästi rekrytointiin. Se tarkoittaa yksinkertaisesti yhteydenpidon yllättävää ja selittämätöntä katkaisemista ilman mitään viestiä tai selitystä. Rekrytointiyrityksessä ghostaaminen voi näkyä molempiin suuntiin: sekä työnhakijat että asiakasyritykset voivat kadota täysin jälkiä jättämättä. Toisaalta myös rekrytointiyritykset saattavat itse syyllistyä ghostaamiseen niin työnhakijan kuin asiakasyritysten suuntaan.

Kun hakija katoaa kuin tuhka tuuleen

Tilanne on monelle rekrytoijalle tuttu. On löytynyt loistava kandidaatti: osaaminen, kokemus ja motivaatio kohdillaan. Haastattelut sujuvat, esittely asiakasyritykselle menee hyvin – ja sitten: hiljaisuus. Hakijaa ei tavoita puhelimitse, sähköposteihin ei tule vastausta, LinkedIn-viestit jäävät lukematta. Ghostaaminen on tapahtunut.

Olemme pohtineet Välkky HR:ssä miksi näin käy? Taustalla voi olla monia syitä:

• Hakija on saanut toisen työn ja ei koe tarpeelliseksi siitä enää ilmoittaa.
  
  

• Epävarmuus tai pelko siitä, että kieltäytyminen tuottaa pettymyksen.
  
  

• Heikko kyky käsitellä vaikeita keskusteluja tai antaa palautetta.
  
  

• Kokemus aiemmista rekrytointiprosesseista, joissa hakija itse on jäänyt ilman yhteydenottoa.
  
  

Asiakasyrityksen radiohiljaisuus

Ghostaaminen ei ole yksipuolista. Rekrytoijat kokevat toisinaan myös tilanteita, joissa asiakasyritys katoaa kuvioista. Kandidaatti on esitelty, ehkä jopa haastateltu asiakasyrityksessä. On sovittu, että päätöksiä tehdään seuraavan viikon aikana – ja sitten mitään ei kuulu. Rekrytoija lähettää muistutusviestejä ja yrittää soittaa jääden ilman vastausta.

Tässäkin pohdimme syitä:

• Sisäiset prioriteetit ovat muuttuneet – mutta sitä ei ole kommunikoitu.
  
  

• Päätöksentekijöiden aikataulut eivät kohtaa, ja päätökset lykkääntyvät.
  
  

• Yrityksessä koetaan painetta tai epävarmuutta eikä haluta tehdä päätöksiä.

Rekrytointiyrityksen haihtuminen savuna ilmaan

Ghostaamista tapahtuu valitettavasti myös rekrytointiyrityksistä käsin, jolloin työnhakijat ja asiakasyritykset kohtaavat tilanteita, joissa rekrytointiyritys katoaa kuvioista. Kandidaatti on lähettänyt hakemuksen, ehkä jopa keskustellut konsultin kanssa ja jäänyt odottamaan jatkoviestejä. Asiakasyritykselle on toimitettu kandidaatteja, mutta yhteyshenkilö ei enää vastaa puheluihin eikä sähköposteihin. Viestit jäävät ilman kuittausta, ja tilanne jää ilmaan.

Tässäkin pohdimme mahdollisia syitä:

• Rekrytointiyrityksen sisäiset painopisteet ovat vaihtuneet – mutta asiasta ei ole vaivauduttu kertomaan.
  
  

• Konsultti on poissa tai vaihtanut tehtävää ja viestinvälitys katkeaa.
  
  

• Rekrytointiprosessi on kariutunut, eikä tilanteen käännettä osata tai haluta viestiä osapuolille.
  
  

• Aikataulut venyvät, eikä kukaan halua lähettää “ei vielä mitään uutta” -tyyppistä viestiä.

Ghostaamisen inhimilliset juuret

Ghostaaminen ei aina ole tietoista tai ilkeää käytöstä. Usein taustalla on epämukavuus: ihminen välttelee tilannetta, joka tuntuu hankalalta tai vaatisi vaikeita sanoja. Kyse voi olla myös resurssipulasta tai arjen kaaoksesta – kiireestä, jossa asiat unohtuvat, tai vastuu viestinnästä ei ole kenelläkään selkeästi.

Mutta vaikka ghostaaminen on inhimillistä, se ei ole hyväksyttävää tai ammattimaista. Ghostaaminen ei ole harmiton tai neutraali teko – se aiheuttaa usein syviä psykologisia vaikutuksia. Ghostatuksi tuleminen herättää epävarmuutta, turhautumista, laskee itsetuntoa ja heikentää luottamusta. Ghostaaja puolestaan saattaa jäädä kiinni vältteleviin toimintamalleihin ja kantaa myöhemmin häpeää tai syyllisyyttä. Pitkällä tähtäimellä ghostaus rapauttaa ammatillista kulttuuria, jossa arvostus, viestintä ja luottamus ovat elintärkeitä. 

Pahimmillaan ghoustaus vahingoittaa työnantajakuvaa tai yhteistyösuhteita. Ghostaava hakija jättää jälkeensä epäluottamuksen siemenen – seuraavan kerran hänen hakiessaan punnitaan tarkkaan, voidaanko häntä suositella asiakkaalle, jos kommunikaation luotettavuus on jo kerran pettänyt.

Miten ghostaamista voisi ehkäistä?

Välkyssä mietimme keinoja, joilla ghostaamisen kulttuuriin voi vaikuttaa molemmin puolin. Tässä muutamia askelia kohti inhimillisempää ja vastuullisempaa toimintaa.

Työnhakija:

Ilmoita tilanteen muutoksista ajoissa – Kerro rehellisesti, jos olet valinnut toisen polun tai et ole enää kiinnostunut tehtävästä.

Tunnista vaikutus tuleviin mahdollisuuksiin – Ymmärrä, että ghostaaminen voi vaikuttaa maineeseesi tulevaisuudessa.

Kysy ohjeita, jos et tiedä miten kieltäytyä – Ammattimainen rekrytoija arvostaa, jos sanot: “En ole varma miten sanoisin tämän, mutta haluan olla avoin.”

Pidä viestintäprosessisi kunnossa – Aseta kalenterimuistutus, jos lupaat palata asiaan – sitoudu siihen myös käytännössä.

Asiakasyritys

Pidä kiinni työnantajakuvan arvoista – Ghostaus hakijalle on samalla imagotappio yritykselle.

Sopikaa vasteajoista rekrytoijan kanssa – Tiedä milloin ja mihin mennessä sinun odotetaan vastaavan ehdotuksiin.

Ilmoita, vaikka ei olisi uutisia – Lyhyt “päätöksiä ei vielä tehty” -viesti estää väärinkäsityksiä.

Nimeä vastuuhenkilö – Varmista, että joku tiimistä vastaa kommunikaatiosta prosessin aikana.

Priorisoi prosessi kunnolla – Jos et pysty sitoutumaan päätöksentekoon tai viestintään, aika ei ehkä ole oikea rekrytoinnille.

Rekrytointiyritys

Pidä lupauksista kiinni - Sovi aikatauluista ja vastaa silloin kun lupaat – myös silloin, kun ei ole uutta kerrottavaa.

Ole läpinäkyvä tilanteista - Jos prosessi jumittaa tai asiakas viivyttelee, kerro se rehellisesti hakijalle tai toiselle osapuolelle.

Nimeä vastuuhenkilö - Varmista, että jokaisella prosessilla on nimetty yhteyshenkilö, joka seuraa viestintää alusta loppuun.

Seuraa aktiivisesti keskeneräisiä prosesseja - Käy tilannekuvat säännöllisesti läpi – älä anna asioiden unohtua kiireessä.

Muista, että viestintä on myös maineenhallintaa - Ghostaaminen ei ole pelkkä lipsahdus, vaan voi vaikuttaa sekä työnantajamielikuvaan että asiakassuhteisiin.

Ghostaaminen on ilmiö, josta puhutaan yhä enemmän, ja hyvä niin. Se kertoo jotain tämän päivän työelämän kiireistä, epävarmuudesta – ja toisaalta siitä, että meillä on vielä tekemistä avoimuuden ja rehellisyyden kulttuurissa. Rekrytointi on kahden - usein kolmenkin kauppa -, ja kaikki osapuolet ansaitsevat tulla kohdatuiksi ja kuulluiksi – myös silloin, kun vastaus on ei.